طراحی سیستم جامع
هدف سیستم
هدف طراحی سیستم جامع ، ایجاد هماهنگی میان تلاشهای مدیریتی برای کسب اهداف سازمانی است. در واقع ، هدف از مطالعه سیستم باید چیزی بیش از اقدام صرف به مطالعه مستندات و ارائه رویه های ساده باشد. این مطالعه باید با حداکثرژرف نگری صورت گیرد؛ به طوری که فلسفه وجودی ، اهداف ،خط مشیها ، تعاملهای اجزاء ، و نظرهای مدیریت در چارچوب سازمان را در بر میگیرد و نتایج ذیل را به بار آورد :
1.اطلاعات صحیح را در زمان مناسب و با هزینه مناسب – و برآورد دقیق – در اختیار فرد مناسب قرار دهد ؛
- به افزایش ضریب هوش اطمینان در تصمیم گیری ها و بهبود کیفیت تصمیم ها منجر شود؛
3.موجب افزایش ظرفیت پردازش توده های کار ،در زمان حال و آینده گردد؛
- توان انجام دادن کار سودآور را –بیش از حدی که قبلاٌ وجود داشته است –ایجاد کند؛
- موجب افزایش بهره وری افراد و سرمایه ها، و کاهش مجموعه هزینه ها شود
طراحی سیستم جامع
ضرورت طراحی سیستم بهینه
تحول سریع شرایط محیطی هر سازمان ، دانش مدیران را به سرعت کهنه می سازد؛ به طوری که در هر پنج سال حداقل یکبار ،باز آموزی و آشنایی با اوضاع و اطلاعات جدید ، برای آنها ضرورت دارد. عوامل عمده ای که در تسریع این تحول نقش دارند ، عبارتند از جنگ قدرت رقبا، پیشرفت تکنولوژی ، افزایش قدرت رقابت خارجی تراستهای برخوردار از تکنولوژی سطح بالا در کشور های پیشرفته ،و نرخ پایین دستمزد در سایر کشورها
بعلاوه، انقلاب صنعتی ، اقتصاد (( کشاورزی و تجاری)) کشورهای غربی را به اقتصاد صنعتی تبدیل کرده و به نتایجی نظیر روی آوردن به تولید انبوه انجامید. همزمان با جنگ جهانی دوم ، عصر سیستم ها پدیدار شد و در دهه های آخر قرن بیستم ، شاهد استقرار سیستم های جهانی متنوعی نظیر بانک جهانی و شرکتهای چند ملیتی بودیم که پا را از مرز های سیاسی و ملی فراتر گذاشتند و این سیستمها به جریان عظیمی از اطلاعات نیاز داشتند که چند دهه قبل ، حتی تصور وجود آن نیز مشکل بود. از آنجا که امروزه مدیریت گرایش سیستمی یافته است و فنون پیچیده تری را به کار می گیرد، تجزیه و تحلیل مداوم سیستم های موجود ، و طراحی سیستم های مطلوب و متناسب با نیاز های روز ، برای تداوم و بقای همه سازمان های اداری ، ضرورت دارد.
اهداف طراحی سیستم
طراحی سیستم ها ، با چهار هدف عمده صورت می گیرد:
1..بالا بردن میزان اطمینان ؛
- افزایش جنبه اقتصادی ( با صرفه بودن ) عملیات؛
- متمرکز شدن بر نیل به مقاصد و اهداف؛
- ایجاد ابزاری برای کنترل عملیات.
پیشرفت تکنولوؤی کامپیوتر و تأثیرگسترده آن در افزایش سرعت و دقت عملیات اداری نیز از عوامل دیگری است که نیاز به طراحی سیستم را افزایش می دهد. تا زمانی که (( اهداف سازمانی )) مشخص نباشد ، امکان برنامه ریزی وحود ندارد؛ بنابراین ، اهداف و نتایج مورد انتظار ،باید به صورتی (( قابل اندازه گیری )) تعریف شوند و محدوده زمانی و هزینه نیل به آنها نیز مشخص باشد ، تا طراحی سیستم امکان پذیر گردد. برای این منظور باید به پرسشهای ذیل پاسخ داده شود:
1.ماهیت سازمان در آینده چگونه خواهد بود ؟
- چه اطلاعاتی برای رفع نیازهای مدیریت در محیط متحول آتی، مورد نیاز است؟
- خدمات ، محصولات ، ارباب رجوع ، مشتریان ، رقبا ، و مجاری ارتباطی و توزیعی سازمان چگونه خواهند بود ؟
طراح سیستم پس از پاسخ به این پرسشها می تواند هدف از طراحی سیستم را ذکر کند ، کم و کیف اطلاعات مورد نیار را بر شمارد ، و منابع گوناگون اخذ اطلاعات را مشخص سازد.
ضرورت طراحی سیستم جامع
علی رغم کاربرد وسیع و روزمره کامپیوتر در سازمان ها ، مشاهده می شود که نحوه ایجاد سیستم ، معمولاً تک موردی است ؛ به طوری که از هرگونه طراحی جامع و استفاده از چارچوب واحد برای آن پرهیز می شود . این مرحله چندین عیب دارد:
نخستین عیب از ماهیت ناپیوسته خرده سیستمها ناشی می شود ؛ به بیان دیگر ، بسیار دیده می شود که بخشها و قسمتهای مشابه یک سازمان ، به ایجاد یک خرده سیستم اقدام کرده اند ، بدون آنکه کاربرد و نحوه تعلمل آن با اجزای دیگر سازمان را در نظر بگیرند . اولین نتیجه چنین اقدامی ، عدم موفقیت در برقراری ارتباط بین خرده سیستم هاست؛
برای مثال ، ممکن است واحدهای فروش ، تولید ، حسابداری ، و کارگزینی ، هریک برای خود ، یک سیستم بایگانی تنطیم کنند که پرونده های بایگانی شده در آن مشابه پرونده های موجود در بخشهای دیگر باشد ، اما ارتباطی بین آنها وجود نداشته باشد ؛ در تنیجه با آنکه در یکی از واحدهای یک سازمان – که در مکان های گوناگون شعبه های متعددی دارد – کمبود شدید مهندس و کارگر ماهر محسوس است ، واحدهای دیگر همان سازمان ، با تورم نیروی انسانی مواجه می شوند؛ به این ترتیب، چون مدیریت فاقد یک سیستم اطلاعاتی جامع و مطلوب در مورد نیروی انسانی است ، امکان شناسایی نیروی اضافی برایش میسر نیست .
عیب دوم مربوط به هزینه هاست. هزینه ممکن است ناشی از به کارگیری نادرست منابع و سرمایه ها ، و فزونی فرصتهای از دست رفته باشد. در این صورت ، هر اندازه که ایجاد یک طرح جامع به نعویق بیفتد ، هزینه آن بیشتر خواهد شد
اهداف طراحی سیستم جامع
اهدافی که در طراحی سیستم جامع پیگیری می شوند ، عبارتند از :
1..اجتناب از تکرار یا ایجاد غیر ضروری عوامل عمده در سیستم ؛
2.کمک به یافتن مبنای واحد برای تعیین نحوه توالی عوامل سیستم ، با در نظر گرفتن نکاتی نظیر الف) توانایی بازپرداخت هزینه ها، ب) تقدم و تأخر طبیعی عوامل، ج) اثر هر عامل در موفقیت.
3- به حداقل رساندن هزینه ترکیب خرده سیستمهای مرتبط با یکدیگر ؛
4- کاهش تعداد کل خرده سیستم های جداگانه ای که باید ایجاد ، راه اندازی ، و نگهداری شود ؛
5- ایجاد انعطاف در سیستم ، برای تطابق با رشد و تحول ( بدون نیاز به تغییرات تناوبی و دوره ای)؛
6- ایجاد مبنایی برای گسترش هماهنگ خرده سیستم ها و بسط آن ها در سطح کل سازمان ؛
7.تهیه راهنمای اجرای پروژه ها و انجام دادن مطالعات مداوم و به منظور بهبود سیستم.
نکته ای که باید به آن توجه داشت ، ضرورت وجود موازنه بین فرصتها و هزینه های ناشی از ایجاد سیستم جدید است. مزایای مستقل انجام دادن هر عمل در بادی امر ممکن است در دراز مدت ، در مقایسه با هزینه های اضافی ناشی از آن در سایر قسمتهای سیستم ، مقرون به صرغه نباشد. برای نمونه ، سازمانها معمولاً به انتخاب روشهای ساده متمایل هستند؛ برای مثال به (( خوکار کردن)) کارهای جاری ، مانند حیابداری علاقه دارند؛ زیرا منافع ناشی از آن بیشتر قابل لمس است.
اما این عمل به طور معمول کار صحیحی نیست ؛ زیرا در بیشتر سازمانها، صرفه جویی در هزینه های برنامه ریزی و کنترل ( در مقایسه با کاهش هزینه های اداری ) الویت بیشتری دارد . هزینه های اداری بندرت ، آن هم در سازمان هایی نظیر اداره مالیات، حائز اهمیت هستند. بعلاوه ، منافع طراحی سیستم برای امور برنامه ریزی و کنترل بسهولت قابل لمس نیستند؛ در حالی که این امور بیشترین تأثیر را بر هزینه ها و عملیات سازمان دارند .
” وجود موازنه بین فرصتها و هزینه های ناشی از ایجاد سیستم جدید باید مورد توجه باشد ”
یکی از صاحبنظران ، سه زمینه ذیل را از هم متمایز کرده است . به نظر وی ، طراحی سیستمهای صنعتی برای برنامه ریزی و کنترل این زمینه های ، بیشترین نتیجه را خواهد داد:
1- برنامه ریزی و کنترل کالاهای ساخته شده( در شبکه توزیع )؛
2- برنامه ریزی و کنترل مصرف مواد اولیه ، ماشین آلات ، و نیروی انسانی ( در عملیات تولیدی)؛
3- برنامه ریزی وکنترل تهیه مواد اولیه .
وی همچنین کتذکر می وشد که بهتر است بین آنچه که قبلاً به صورت خودکار انجام می شه و آنچه که هم اکنون می خواهد خودکار شود ، ارتباط برقرار گردد؛ برای مثال، اگر قرار است در این مرحله ، برنامه ریزی مواد اولیه به صورت خودکار انجام شود ، در مرحله بعد باید به پیش بینی یا کنترل انبار موجودی مبادرت کرد؛ زیرا این عملیات به یکدیگر مربوط هستند. خلاصه اینکه ، تحلیلگر ، یا طراح سیستم ، باید طرح جامع را بر عملیاتی متمرکز سازد که برای تحقیقی اهداف برنامهریزی و کنترل ، بیشترین بازده را دارند
مفروضات زیر بنایی طراحی سیستم
طراحی سیستم نیز مانند برنامه ریزی بر مفروضاتی اساسی به شرح ذیل ، استوار است :
1.همه کارها را می توان برنامه ریزی و کنترل کرد- یکی از صاحبنظران مدیریت معتقد است که (( هرچه قابل تصور باشد ، قابل انجام دادن هم هست))
- هرچه برنامه ریزی یک کار مشکل تر باشد ، در آن کار نیاز به برنامه ریزی بشتر خواهد وبد – در وقع ، از فنون برنامه ریزی برای برخوردی منطقی با کار استفاده می شود؛
- تفویض مسئولیتهای انجام د ادن یک کار به یک مدیر ، نقش بسزایی در افزایش احتمال انجام موفقیت آمیز آن کار دارد
ضرورت طراحی گام به گام سیستم
حتی با استفاده از کامپیوتر نیز نمی توان کل یک سیستم سازمانی را به منزله یک پروژه کوتاه مدت ، طراحی کرد. دلایل این امر عبارتند از :
- سازمان نمی تواند به یکباره پذیرنده تغییراتی عظیم باشد؛
- مدیریت باید ابتدا مسائل و مشکلات خود را تعریف کند؛ از این رو ناگریز است که نخست کل سیستم را به خرده سیستمها تقسیم کند و سپس جزئیات هر خرده سیستم را در اختیار تحلیلگر سیستم قرار دهد.
در بیشتر سازمانهایی که سیستم کامپیوتری ندارند ، ثبت اطلاعات بر مبنای زمان انجام می گیرد؛ یعنی ثبت اطلاعات در هر بخش به صورت متناوب و دوره ای انجام می شود و اطلاعات به صورت دستی در پرونذده ثبت می گردد. این عملیات شامل تدوین نسخ اضافی ، انتخاب اطلاعات ، و خلاصه برداری از پروندها- برای کنترل مدیریت و به روز کردن اطلاعات – می شود. مراحل بعدی ، تکمیل ، انتخاب ،خلاصه برداری و اطلاعات انجام می شود . این فراگرد ادامه می یابد تا دوره بعدی فرا رسد . معمولاً این گونه خلاصه بداری از اطلاعات ، بیشتر بر مبنای زمان انجام می گرد –نه بر مبنای درجه اهمیت و الویت اطلاعات .
بعلاوه ، اطلاعات کامپیوتر بهتر بر داده های محیط داخلی و خارجی تهیه شده در سطح سرپرستان سازمان است . برخی از داده های داخلی عبارتند از:
-گزارش اصلاح حسابداری داخلی؛
-گزراش کالاهای ساخته شده.
داده های خارجی نیز ممکن است شامل موارد ذیل باشند :
-سفارشهای ارباب رجوع یا مشتری؛
-صورتحسابها؛
-مالیات بر درآمد کارکنان.
اگر سیستم کامپیوتری در این سطح ایجاد شود ، میتواند اطلاعات ذیل را برای سطح میانی مدیریت تهیه کند:
-تحلیلهای تاریخی؛
-خلاصه گزارشها؛
-پرونده های داده های داخلی؛
-صدور صورتحساب برحسب دادهای خارجی.
“گاهی تحلیلگر مجبور می شود که خودش حتی داده های مورد نیاز زا نیز تعیین کند . “
پس از اینکه نیاز مدیریت به طراحی سیستم تعریف شد،تحلیلگر باید شرحی درباره (( نحوه به دست آوردن بازداده ها از داده ها )) ارائه کند. نا گفته نماند که گاهی تحلیلگر مجبور می شود که خودش حتی داده های مورد نیاز زا نیز تعیین کند . در هر صورت ، یک طراحی خوب سیستم ، دارای ویژگی های ذیل است :
1.اهداف مدیریت را برآورد می سازد؛
- سیستم کامپیوتری مورد نیاز را دقیقاًمشخص می کند؛
- با توجه به ملاحظات انسانی تنظیم می شود ؛
4.عملیات برنامه ریزی شده در آن ، بموقع و به حد کافی اجرا می شوند؛
5.قبل از استقرار، آزمایش می شود ؛
- هزینه های آن ، به طور دقیق برآوردمی شوند؛
7.روش طراحی بسیار دقیقی دارد .
طراحی سیستم طی چهار مرحله عمده انجام می شود:
1.طرحریزی و برنامه ریزی ( این مرحله شامل طرحریزی، سازماندهی ، و کنترل عوامل ویژه ایجاد سیستم است )؛
2.طراحی خام یا مطالعه امکانپذیری یا طراحی مفهومی ( این مرحله ، طراحی راه های گوناگون و ابتدائی ایجاد سیستم را در بر می گیرد )؛
3.طراحی تفصیلی (عملیات جزء به جزء ایجاد سیستم ، در این مرحله طراحی می شود )؛
- اجرا یا استقرار ( نتجیه طراحی ، معمولاً به صورت مجموعه ای از مختصات ارائه می شود . تبدیل این مختصات به سیستم ، مرحله اجرا یا استقرار نامیده می وشد ).
در اینجا ، پیش از پرداختن به مراحل گوناگون طراحی سیستم ، ویژگیهای ضروری برای طراح یا تحلیلگر سیستم توصیف می شوند و مواردی که تحللیگر باید در کار خود به آنها توجه کند ، بررسی می گردند .
ویژگیهای طراح یا تحلیلگر
یکی از نارساییهای فهرست ویژگیهای لازم برای تصدی هر شغل این است که معمولاً هیچ فردی پیدا نمی شود که ویژگیهای وی ، کاملاً با ویژگیهای تعیین شده برای احراز یک شغل ، منطبق باشد ؛ با این وجود ، بهتر است که ویژگیهای مذکور شناسایی و تعیین شوند؛ با این فرض که افراد می توانند با طی دور های کارآموزی، ویژگی هایی را که فاقد آنها هستند ، به دست آورند .
هنگام تهیه طرح مناسب برای یک سیستم ، طراح باید بتواند منطق اصلی آن سیستم را کشف کند و همچنین از نحوه تأثیر رخدادهای جدید در طرح خود آگاه باشد . به طور کلی ، هر تحللیگر و طراح باید دارای ویژگیهای فردی و رفتاری مهم ذیل باشد:
1.از اظهارنظر دیگران استقبال کند ، اما سریع نتیجه گیری نکند ؛
- در غلبه بر مشکلات و موانع، پایدار باشد و کندی پیشرفت کار ، مانع وی در تنظیم طرح و برنامه عملیاتی نگردد ؛
- فردی مصمم و قاطع باشد و از نگرش وسیع و انعطاف پذیر برخوردار باشد؛
4.پریشان افکار نبوده ، از رفتاری منظم و نزاکتی منطقی برخوردار باشد ( زیرا کار وی ایجاب می کند که سرپرست مستقیم نداشته باشد)؛
- قادر باشد افکار ، عقاید ، و پیشنهاد های خود را به صورت کتبی و شفاهی بیان کند ؛
6.شنونده ای خونسرد باشد؛
- محاوره گری دقیق و منصف باشد ( به طوری که بتواند در مصاحبه های متعدد با افراد گوناگ.ن ، در سازمان یا خارج از آن کنترل خود را حفظ کند)؛
8.در کار با دیگران و برقراری ارتباط با آنان ، برخوردی اجتماعی تر از افراد معمولی داشته باشد؛
9.دارای تجربه تحلیل مسائل بازرگانی و برنامه ریزی کامپیوتر باشد؛
10.به میزان کافی با کامپیوتر ، طرز کار آن ، و وسایل جانبی آن آشنا باشد ؛
- باب برنامه هلی آماده کامپوتری ( نرم افزار ها) آشنایی داشته باشد؛
12.واجد قدرت تشخیص عمیقی باشد
ضرورت آشنایی طراح با سازمان
هر سیستمی که در یک سازمان طراحی می شود ، نمایانگر ساخت و هدف آن سازمان است و تا حدودی تحت تأثیر مدیریت و کارکنان آن سازمان قرار دارد . هنگامی که تحللیگر سیستم در نظر دارد کاری را بر روی یک پروژه آغاز کند ، باید اطلاعات کافی درباره سازمانی که در آن کار می کند ، داشته باشد ؛ زیرا در این صورت ، بهتر می یتواند جزئیات سیستم را – با در نظر گرفتن جایگاه آن- تحلیل کند .
—————————————————————————————————————————
برای دریافت مشاوره و اطلاعات کامل درخصوص خدمات طراحی سیستم جامع مالی با ما در تماس باشید :
تلفن ۱ : ۰۲۱۸۸۱۹۱۴۸۲
تلفن ۲ : ۰۲۱۸۸۱۹۱۴۸۳
فکس : ۸۸۲۰۵۷۶۶ ۲۱ ۹۸++
Email: Info@ArghamNegar.com
Loading...