طراحی سیستم‌های کنترل داخلی

راهکاری جامع برای ارتقای کسب‌وکار شما

اهمیت سیستم‌های کنترل داخلی در دنیای امروز

کنترل داخلی فرآیندی است که توسط هیئت مدیره، مدیریت و سایر کارکنان یک واحد تجاری طراحی و اجرا می‌شود تا از دستیابی به اهداف سازمان در زمینه‌های عملیات، گزارشگری و انطباق، اطمینان معقولی حاصل شود.  در محیط کسب‌وکار پویای کنونی، که با تغییرات سریع فناوری، افزایش پیچیدگی‌های نظارتی و جهانی شدن عملیات مشخص می‌شود، داشتن یک سیستم کنترل داخلی قدرتمند دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با اطمینان بیشتری در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک خود گام بردارند، از دارایی‌های خود محافظت کنند، از تقلب جلوگیری نمایند و از صحت و قابلیت اتکای گزارش‌های مالی و عملیاتی خود اطمینان حاصل کنند.  در واقع ، طراحی سیستم‌های کنترل داخلی ، سنگ بنای حاکمیت شرکتی خوب و مدیریت ریسک کارآمد محسوب می‌شود و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا نه تنها ریسک‌ها را کاهش دهند، بلکه از فرصت‌ها نیز به نحو احسن استفاده کنند.

چارچوب یکپارچه کنترل داخلی COSO: سنگ بنای کنترل‌های مؤثر

کمیته سازمان‌های حامی کمیسیون تردوی (COSO)، چارچوب یکپارچه کنترل داخلی خود را اولین بار در سال 1992 ارائه داد. این اقدام در پاسخ به نیاز مدیران ارشد برای یافتن راه‌های مؤثرتر جهت کنترل بهتر شرکت‌هایشان و کمک به تضمین دستیابی به اهداف سازمانی در حوزه‌های عملیاتی، گزارشگری و انطباق صورت گرفت.  چارچوب COSO به سرعت به عنوان یک مدل جامع و پذیرفته‌شده در سطح جهانی برای طراحی، پیاده‌سازی و ارزیابی اثربخشی سیستم‌های کنترل داخلی شناخته شد. در سال 2013، این چارچوب به‌روزرسانی شد تا تغییرات قابل توجهی را که در محیط کسب‌وکار و عملیات طی دو دهه گذشته رخ داده بود، منعکس کند و مفاهیم بنیادین معرفی‌شده در چارچوب اصلی را به شکل هفده اصل مدون، رسمی‌سازی نماید.  این به‌روزرسانی، دامنه اهداف گزارشگری را فراتر از اطلاعات مالی گسترش داد و به چالش‌های ناشی از محیط کسب‌وکار پیچیده‌تر، فناورانه‌تر و جهانی‌تر پرداخت.

اجزای پنج‌گانه چارچوب COSO

چارچوب COSO، کنترل داخلی را از طریق پنج جزء به هم پیوسته تعریف می‌کند که برای دستیابی به اهداف یک واحد تجاری، با یکدیگر همکاری می‌کنند. این اجزا، معیارهایی را برای ارزیابی اثربخشی سیستم کنترل داخلی فراهم می‌آورند.

1- محیط کنترلی (Control Environment)

محیط کنترلی، لحن و فرهنگ سازمان را تعیین کرده و بر آگاهی کنترلی کارکنان تأثیر می‌گذارد. این جزء، پایه و اساس سایر اجزای کنترل داخلی است و نظم و ساختار را فراهم می‌کند. عوامل محیط کنترلی شامل تعهد به صداقت و ارزش‌های اخلاقی، تعهد به شایستگی، نظارت هیئت مدیره و کمیته حسابرسی، فلسفه و سبک عملیاتی مدیریت، ساختار سازمانی مناسب، نحوه تفویض اختیار و مسئولیت، و سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی است. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای کسب‌وکارشان با استانداردهای ریسک صنعت مطابقت دارد و تمامی فعالیت‌ها با مسئولیت‌پذیری انجام می‌شوند تا مسئولیت‌های قانونی کاهش یابد.

2- ارزیابی ریسک (Risk Assessment)

ارزیابی ریسک، فرآیند شناسایی و تحلیل ریسک‌های مرتبط با دستیابی به اهداف سازمان است و مبنایی برای تعیین نحوه مدیریت این ریسک‌ها فراهم می‌کند. از آنجا که شرایط اقتصادی، صنعتی، نظارتی و عملیاتی دائماً در حال تغییر هستند، وجود سازوکارهایی برای شناسایی و مقابله با ریسک‌های خاص مرتبط با تغییر، ضروری است. این فرآیند باید شامل تعیین اهداف در سطح کل شرکت و در سطح فرآیندها، انجام شناسایی و تحلیل ریسک، و مدیریت تغییرات باشد. کسب‌وکارها می‌توانند با ارزیابی ریسک‌های فعلی و تدوین برنامه‌ای برای مدیریت و کاهش آن‌ها، آسیب‌های احتمالی را به حداقل برسانند.

3- فعالیت‌های کنترلی (Control Activities)

فعالیت‌های کنترلی، سیاست‌ها و رویه‌هایی هستند که به حصول اطمینان از اجرای دستورالعمل‌های مدیریت کمک می‌کنند و اقدامات لازم برای مواجهه با ریسک‌های مرتبط با دستیابی به اهداف سازمان را تضمین می‌نمایند. این فعالیت‌ها در سراسر سازمان، در تمام سطوح و در تمام وظایف رخ می‌دهند و شامل طیف وسیعی از اقدامات مانند تأییدیه‌ها، مجوزها، تطبیق حساب‌ها، بررسی عملکرد عملیاتی، امنیت دارایی‌ها و تفکیک وظایف هستند. این کنترل‌ها باید هم از عملکرد کسب‌وکار پشتیبانی کنند و هم میزان قرار گرفتن سازمان در معرض ریسک را کاهش دهند. نمونه‌هایی از این فعالیت‌ها شامل پیروی از سیاست‌ها و رویه‌ها، بهبود امنیت (برنامه‌های کاربردی و شبکه)، مدیریت تغییر برنامه‌های کاربردی، برنامه‌ریزی تداوم کسب‌وکار/پشتیبان‌گیری، و برون‌سپاری است.

4- اطلاعات و ارتباطات (Information and Communication)

اطلاعات مرتبط باید در شکل و چارچوب زمانی مناسب شناسایی، گردآوری و منتقل شوند تا افراد بتوانند مسئولیت‌های خود را انجام دهند. سیستم‌های اطلاعاتی گزارش‌هایی حاوی اطلاعات عملیاتی، مالی و مرتبط با انطباق تولید می‌کنند که اداره و کنترل کسب‌وکار را ممکن می‌سازد. این سیستم‌ها نه تنها با داده‌های تولید شده داخلی، بلکه با اطلاعات مربوط به رویدادها، فعالیت‌ها و شرایط خارجی که برای تصمیم‌گیری آگاهانه تجاری و گزارشگری خارجی ضروری هستند، سروکار دارند. ارتباطات مؤثر نیز باید در معنای وسیع‌تری، یعنی از بالا به پایین، در عرض و از پایین به بالای سازمان جریان داشته باشد. همه کارکنان باید پیام روشنی از مدیریت ارشد مبنی بر جدی گرفتن مسئولیت‌های کنترلی دریافت کنند.

5- نظارت (Monitoring)

سیستم‌های کنترل داخلی باید تحت نظارت قرار گیرند؛ فرآیندی که کیفیت عملکرد سیستم را در طول زمان ارزیابی می‌کند. این امر از طریق فعالیت‌های نظارتی مستمر، ارزیابی‌های جداگانه یا ترکیبی از هر دو انجام می‌شود. نظارت مستمر در جریان عملیات روزمره رخ می‌دهد و شامل فعالیت‌های منظم مدیریتی و سرپرستی و سایر اقداماتی است که کارکنان در انجام وظایف خود انجام می‌دهند. ریسک‌ها می‌توانند تکامل یابند، همانطور که سیستم‌ها، نرم‌افزارها و فرآیندهای سازمان‌ها تغییر می‌کنند. نظارت تضمین می‌کند که این تغییرات، سازمان را در معرض ریسک قرار نمی‌دهند. معمولاً یک حسابرس داخلی مسئول این امر است، اما حسابرسان خارجی نیز اغلب سازمان‌ها را از نظر انطباق با مقررات نظارت می‌کنند.

مراحل طراحی سیستم کنترل داخلی

طراحی سیستم‌های کنترل داخلی اثربخش فرآیندی سیستماتیک و چندمرحله‌ای است. هر سازمان بسته به اندازه، صنعت و ریسک‌های ویژه خود ممکن است رویکردی خاص اتخاذ کند، اما به طور کلی مراحل زیر برای طراحی و استقرار کنترل‌های داخلی توصیه می‌شود:

1- تعیین اهداف سازمان و شاخص‌های کنترل:

نخستین گام، تعریف روشن اهدافی است که سیستم کنترل داخلی باید محقق کند. مدیریت باید مشخص کند چه انتظاراتی از بابت دقت گزارش‌های مالی، انطباق با مقررات، کارایی عملیاتی و حفاظت از دارایی‌ها دارد. این اهداف باید با استراتژی کلی شرکت همسو باشند و معیارهایی برای ارزیابی موفقیت کنترل‌ها تعیین گردد. با شفاف بودن اهداف، می‌توان مخاطرات تهدیدکننده این اهداف را بهتر شناسایی کرد و اقدامات کنترلی متناسب را در نظر گرفت.

2- شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها:

در مرحله بعد باید ریسک‌ها و چالش‌هایی که است مانع دستیابی به اهداف تعیین‌شده شوند، شناسایی و تحلیل گردند. این کار از طریق ارزیابی ریسک صورت می‌گیرد؛ یعنی سازمان انواع ریسک‌های داخلی و خارجی (مالی، عملیاتی، حقوقی، فناوری، و غیره) را فهرست و میزان احتمال وقوع و شدت تأثیر هر یک را ارزیابی می‌کند. ریسک‌هایی که احتمال و اثر بالاتری دارند در اولویت توجه قرار می‌گیرند. این اولویت‌بندی به مدیران امکان می‌دهد منابع محدود کنترل را بر مهم‌ترین مخاطرات متمرکز کنند. خروجی این مرحله باید تصویری شفاف از «چه چیزی ممکن است اشتباه پیش برود» در هر حوزه کلیدی کسب‌وکار باشد.

3- طراحی فعالیت‌ها و رویه‌های کنترلی:

پس از شناسایی ریسک‌ها، اقدامات کنترلی متناسب برای کاهش یا مدیریت آن‌ها طراحی می‌شود. در این مرحله باید تعیین کرد چه کنترل‌هایی – پیشگیرانه یا کشف‌کننده – می‌توانند از وقوع اشتباهات و تخلفات جلوگیری کرده یا در صورت وقوع، آنها را به سرعت شناسایی کنند. طراحی کنترل‌ها شامل تدوین سیاست‌ها، فرآیندها و رویه‌های مشخص است؛ مانند تعیین سطوح تأیید معاملات، تفکیک وظایف میان افراد، مکانیزم‌های ثبت و مستندسازی، کنترل‌های فیزیکی (مانند قفل‌ها یا سیستم‌های امنیتی) و به‌کارگیری ابزارهای نرم‌افزاری برای نظارت خودکار. در این گام باید هزینه اجرای هر کنترل در برابر منفعت حاصل از کاهش ریسک سنجیده شود تا سیستم کنترل داخلی علاوه بر اثربخشی، توجیه اقتصادی نیز داشته باشد.

4- تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها:

یک سیستم کنترل داخلی زمانی کارآمد خواهد بود که نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با اجرای کنترل‌ها به‌روشنی تعریف و بین افراد مناسب توزیع شود. در این مرحله، ساختار سازمانی و چارت اختیارات از منظر کنترلی تنظیم می‌گردد. اصل اساسی در اینجا تفکیک وظایف (Segregation of Duties) است؛ به این معنا که انجام عملیات حساس مانند ثبت معاملات، تأیید آنها و نگهداری دارایی‌ها نباید در دست یک نفر تجمع یابد. مدیران باید مشخص کنند چه کسی مسئول انجام هر کنترل یا نظارت بر آن است و اطمینان حاصل کنند که تداخل منافع به حداقل برسد. همچنین لازم است حساب‌دهی (Accountability) برقرار شود؛ یعنی هر کس بداند در قبال کدام بخش از سیستم کنترل پاسخ‌گوست و معیار ارزیابی عملکرد کنترل‌ها چیست.

5- اجرای سیستم و آموزش کارکنان:

پس از طراحی کنترل‌ها روی کاغذ، نوبت به پیاده‌سازی آن‌ها در عرصه عمل می‌رسد. در این مرحله، رویه‌های کنترلی تدوین‌شده در فرآیندهای روزمره سازمان گنجانده می‌شوند. اجرای موفق کنترل‌های داخلی مستلزم آموزش و فرهنگ‌سازی است. کارکنان در تمامی سطوح باید نسبت به اهمیت و نحوه عملکرد کنترل‌های جدید توجیه شوند. برگزاری دوره‌های آموزشی، تهیه دستورالعمل‌های مکتوب و ابلاغ شفاف سیاست‌های جدید به پرسنل از اقدامات ضروری در این گام است.

مستندسازی دقیق فرآیندها و کنترل‌ها نیز بخشی از اجرای سیستم است؛ زیرا وجود مستندات مدون کمک می‌کند که اجرای کنترل‌ها به‌صورت یکنواخت انجام شده و در صورت لزوم امکان ارزیابی و ممیزی آن‌ها توسط مدیران یا حسابرسان فراهم باشد. در خلال پیاده‌سازی، ممکن است نیاز شود برخی سیستم‌های نرم‌افزاری یا ابزارهای فناوری اطلاعات برای خودکارسازی یا سهولت اجرای کنترل‌ها به‌کار گرفته شوند که باید به‌درستی نصب و تنظیم گردند. همچنین، اجرای آزمایشی (Testing) کنترل‌ها در این مرحله اهمیت دارد تا اطمینان حاصل شود که مکانیزم‌های طراحی‌شده در عمل به درستی کار می‌کنند و ایرادات احتمالی قبل از تثبیت نهایی اصلاح شوند.

6- نظارت و بهبود مستمر سیستم:

طراحی کنترل داخلی یک فعالیت مقطعی نیست؛ بلکه پس از اجرای اولیه، سیستم نیازمند پایش مداوم و بازبینی دوره‌ای است. در این مرحله، مدیران باید به طور منظم عملکرد کنترل‌ها را رصد کنند و میزان اثربخشی آن‌ها را در دستیابی به اهداف تعیین‌شده بسنجند. ابزارهایی مانند چک‌لیست‌های کنترلی، گزارش‌های نظارتی، بازبینی‌های مدیریتی و ممیزی‌های داخلی می‌توانند برای این منظور به‌کار گرفته شوند. هرگونه نقص یا ضعف در کنترل‌ها که در خلال نظارت شناسایی شود باید به مسئولان مربوطه گزارش شده و برای رفع آن اقدام گردد.

محیط کسب‌وکار و ریسک‌های پیرامون سازمان در طول زمان تغییر می‌کنند؛ بنابراین بازنگری دوره‌ای سیستم کنترل داخلی ضروری است تا کنترل‌ها به‌روز شده و با شرایط جدید تطبیق یابند. مدیریت باید آمادگی داشته باشد که در صورت تغییر در فرآیندهای سازمان، معرفی فناوری‌های نوین، یا ظهور ریسک‌های تازه، مجموعه کنترل‌های داخلی را اصلاح و تقویت کند. به این ترتیب فرآیند کنترل داخلی وارد چرخه بهبود مستمر می‌شود و سازمان همواره از سازگاری و کفایت سیستم‌های کنترلی خود اطمینان حاصل می‌کند.

خدمات ما در زمینه طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل داخلی

موسسه ما با بهره‌گیری از متخصصان مجرب و با استفاده از رویکردهای نوین، خدمات جامعی را در زمینه طراحی، پیاده‌سازی و ارتقای سیستم‌های کنترل داخلی به مشتریان خود ارائه می‌دهد. هدف ما کمک به سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف تجاری، کاهش ریسک‌ها و افزایش کارایی از طریق سیستم‌های کنترلی مؤثر و کارآمد است.

رویکرد ما: مدرن‌سازی، کنترل های سیستمی و مبتنی بر کنترل ریسک

رویکرد ما در ارائه خدمات کنترل داخلی، بر مدرن‌سازی، اتوماسیون و اتخاذ یک نگرش مبتنی بر ریسک استوار است. ما به سازمان‌ها کمک می‌کنیم تا با استفاده از فناوری‌های جدید و روش‌های کاری نوین، دیدگاهی جامع‌تر نسبت به انطباق و ریسک‌های مرتبط با آن پیدا کنند. پلتفرم مشاوره‌ای یکپارچه کنترل‌های ما به گونه‌ای طراحی شده است که به سازمان‌ها کمک می‌کند رویکرد خود را از انطباق مبتنی بر نگاه به گذشته، به سمت انطباق آینده‌نگر تغییر دهند. ما با سازمان‌ها همکاری می‌کنیم تا ضمن مدیریت هزینه کل انطباق، حاکمیت قوی از بالا به پایین را نهادینه سازیم. این رویکرد تضمین می‌کند که کنترل‌ها نه تنها با استانداردهای در حال تحول همگام هستند، بلکه به نتایج تجاری بهتری نیز منجر می‌شوند.

1- مدرن‌سازی کنترل‌ها (Controls Modernization)

در دنیای امروز که کسب‌وکارها به طور فزاینده‌ای از فناوری‌های دیجیتال استفاده می‌کنند، مدرن‌سازی کنترل‌های داخلی امری حیاتی است. خدمات مدرن‌سازی کنترل‌های ما به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چارچوب‌های کنترلی موجود خود را به‌روزرسانی کرده و با قابلیت‌های تجاری جدید خود هماهنگ سازند. این امر شامل بازنگری و اصلاح رویکردها نسبت به کنترل‌ها و انطباق، با استفاده از فناوری‌هایی مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، هوش مصنوعی (AI) و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. هدف، همگام شدن با رشد سازمانی، مقررات در حال تحول و تغییرات فرهنگی، ضمن حفاظت از ارزش کسب‌وکار و ایجاد بینش‌های جدید است. ما به سازمان‌ها در تدوین نقشه راه برای ارتقای طراحی و پیاده‌سازی کنترل‌های داخلی کمک می‌کنیم تا نیازهای فعلی و آتی ذینفعان را برآورده سازند.

2- اتوماسیون کردن کنترل‌ها و بررسی سیستمی(Digital Testing and Controls Automation)

اتوماسیون، نقش کلیدی در افزایش کارایی و اثربخشی کنترل‌های داخلی ایفا می‌کند. ما با استفاده از ابزارهای دیجیتال و فناوری‌های نوظهور مانند رباتیک، هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل پیشرفته داده‌ها، به سازمان‌ها در اتوماسیون کنترل‌ها و فرآیندهای تست آن‌ها یاری می‌رسانیم. این خدمات به منظور ارائه سریع‌تر نتایج تجاری معنادار با بازگشت سرمایه بهینه طراحی شده‌اند و انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر هستند. اتوماسیون تست کنترل‌ها نه تنها دقت را افزایش می‌دهد، بلکه به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا بر فعالیت‌های استراتژیک‌تری تمرکز کنند. این رویکرد به ویژه در محیط‌هایی با حجم بالای تراکنش‌ها یا فرآیندهای تکراری، ارزش قابل توجهی ایجاد می‌کند و به شناسایی سریع‌تر خطاها و انحرافات کمک می‌نماید.

3- ارزیابی تحول کسب‌وکار و سیستم با رویکرد تضمین از طریق طراحی (Assurance by Design)

هنگامی که سازمان‌ها دستخوش تحولات عمده در کسب‌وکار یا سیستم‌های خود می‌شوند، ادغام ملاحظات کنترلی از همان مراحل اولیه طراحی، بسیار حائز اهمیت است. خدمات “تضمین از طریق طراحی” ما به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کنترل‌های لازم را در بطن فرآیندها و سیستم‌های جدید خود تعبیه کنند. این رویکرد پیشگیرانه تضمین می‌کند که ریسک‌ها از ابتدا شناسایی و مدیریت شده و کنترل‌ها به طور مؤثر برای کاهش این ریسک‌ها طراحی می‌شوند. این امر نه تنها به کاهش هزینه‌های اصلاحی در آینده کمک می‌کند، بلکه اطمینان می‌دهد که سیستم‌های جدید از ابتدا با اهداف انطباق و مدیریت ریسک سازمان همسو هستند و از بروز شکاف‌های کنترلی جلوگیری به عمل می‌آید.

مزایای کلیدی سیستم کنترل داخلی قدرتمند برای کسب‌وکار شما

پیاده‌سازی یک سیستم کنترل داخلی قوی، مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد که فراتر از صرفاً انطباق با مقررات است. این مزایا به طور مستقیم بر سلامت، پایداری و موفقیت بلندمدت کسب‌وکار تأثیر می‌گذارند.

1- کاهش ریسک (Mitigate Risk)

یکی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین مزایای کنترل‌های داخلی، کاهش ریسک است. در واقع، کنترل‌های داخلی برای همین منظور وجود دارند: ایجاد حفاظ‌هایی برای فعالیت‌های تجاری که سازمان را در مسیر درست نگه داشته و از ریسک‌ها پیشی می‌گیرد. بدون کنترل‌های داخلی، سازمان‌ها نمی‌توانند به قانون‌گذاران، سرمایه‌گذاران یا حتی هیئت مدیره اطمینان دهند که سیستم‌ها، داده‌ها و صورت‌های مالی امن و دقیق هستند. تمام شیوه‌های کاهش ریسک به کنترل‌های داخلی بازمی‌گردند. این امر شامل ریسک‌های عملیاتی، مالی، قانونی و اعتباری می‌شود و به سازمان کمک می‌کند تا از غافلگیری‌های ناخوشایند جلوگیری کرده و با اطمینان بیشتری به سمت اهداف خود حرکت کند.

2- بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی (Optimize Processes and Boost Efficiency)

کنترل‌های داخلی می‌توانند منجر به بهبود فرآیندها شوند. با اعمال یک دیدگاه مبتنی بر ریسک به تمام فعالیت‌ها، تیم‌های ریسک می‌توانند فرآیندهایی را که به اهداف استراتژیک کمک کرده و ریسک را کاهش می‌دهند، شناسایی و اصلاح کنند. علاوه بر این، با وجود کنترل‌های داخلی، تنها یک روش صحیح برای تعامل با هر سیستم، مجموعه داده یا فرآیند تکراری وجود دارد. این بدان معناست که کارکنان به جای ایجاد فرآیندهای شخصی خود، تنها از کارآمدترین گزینه استفاده می‌کنند. کنترل‌های داخلی خودکار می‌توانند فعالیت‌ها را بیشتر ساده‌سازی کرده و تیم‌ها را برای پیگیری کارهای استراتژیک‌تر که مستقیماً به اهداف شرکت کمک می‌کنند، آزاد بگذارند.3 این امر نه تنها هزینه‌ها را در طول زمان کاهش می‌دهد، بلکه بهره‌وری کلی سازمان را نیز افزایش می‌دهد.

3- افزایش دقت اطلاعات و بهبود گزارشگری مالی (Increase Information Accuracy and Improve Financial Reporting)

دقت داده‌ها برای هر سازمانی حیاتی است. بدون آن، هیئت مدیره بر اساس اطلاعات ناقص تصمیم‌گیری می‌کند که منجر به استراتژی‌هایی می‌شود که می‌تواند بیش از آنکه مفید باشد، به کسب‌وکار آسیب برساند. کنترل‌های داخلی از این جهت مهم هستند که دستورالعمل‌هایی برای جمع‌آوری، ذخیره و گزارش اطلاعات ارائه می‌دهند. این امر سیستم‌هایی را برای داده‌های دقیق، به‌موقع و قابل اعتماد برای هیئت مدیره و سرمایه‌گذاران ایجاد می‌کند. همچنین، اگر تراکنش‌های سازمان به طور منظم در دسترس نباشند، تهیه صورت‌های مالی می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. داشتن کنترل‌هایی در مورد چگونگی و زمان گزارش تراکنش‌ها توسط کارکنان، راه را برای صورت‌های مالی دقیق‌تر هموار می‌کند و به رهبری امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد امور مالی شرکت اتخاذ کند.

4- کاهش تقلب و جلوگیری از تضاد منافع (Reduce Fraud and Avoid Conflicts of Interest)

یک اصل کلیدی کنترل‌های داخلی، تفکیک وظایف است، به این معنی که فردی که یک اقدام را انجام می‌دهد، همان فردی نیست که آن را تأیید می‌کند. به عنوان مثال، کارمندی که لپ‌تاپ‌های جدیدی برای بخش فروش خریداری می‌کند، نباید همان کارمندی باشد که سفارش خرید را تأیید می‌کند. این امر تضمین می‌کند که تمام اقدامات به نفع کسب‌وکار بوده و از تقلب مصون هستند. تفکیک وظایف – توزیع مسئولیت فرآیندهای مالی بین چندین کارمند – یک اصل کلیدی کنترل‌های داخلی مؤثر است. هنگامی که چندین کارمند داده‌های مالی را تأیید می‌کنند، احتمال اینکه هر یک از آنها، چه به طور تصادفی و چه برای منافع شخصی، امور مالی را نادرست مدیریت کنند، کمتر می‌شود. این امر منجر به صورت‌های مالی دقیقی می‌شود که هیئت مدیره می‌تواند به آنها استناد کند و سرمایه‌گذاران می‌توانند به آنها اعتماد کنند.

5- تضمین انطباق با مقررات (Ensure Regulatory Compliance)

کنترل‌های داخلی فقط خوب نیستند؛ آنها یک الزام قانونی هستند. مقرراتی مانند قانون ساربینز-آکسلی (SOX) سازمان‌ها را ملزم به اجرای کنترل‌های داخلی برای گزارشگری مالی می‌کند. افشای اطلاعات مربوط به این کنترل‌ها نیز باید در گزارش سالانه گنجانده شود. سازمان‌هایی که دارای کنترل‌های داخلی هستند، می‌توانند به راحتی انطباق خود با SOX را اثبات کرده و به سرمایه‌گذاران نشان دهند که از شیوه‌های مالی صحیح استفاده می‌کنند. این امر نه تنها از جریمه‌ها و مجازات‌های قانونی جلوگیری می‌کند، بلکه اعتبار و خوشنامی سازمان را نیز در بازار افزایش می‌دهد.

6- ایجاد بنیان محکم برای رشد (Solid Foundation to Support Growth)

یک محیط کنترل داخلی قوی، بنیانی محکم برای حمایت از رشد پایدار سازمان فراهم می‌کند. با اطمینان از اینکه فرآیندها به طور کارآمد و مؤثر عمل می‌کنند، ریسک‌ها به خوبی مدیریت می‌شوند و اطلاعات قابل اتکا هستند، سازمان‌ها می‌توانند با اعتماد به نفس بیشتری فرصت‌های جدید را دنبال کرده و عملیات خود را گسترش دهند. کنترل‌های داخلی مناسب، مقیاس‌پذیری کسب‌وکار را تسهیل می‌کنند، زیرا چارچوبی را برای مدیریت پیچیدگی‌های فزاینده ناشی از رشد فراهم می‌آورند. بدون این بنیان، رشد سریع می‌تواند منجر به از دست رفتن کنترل، افزایش خطاها و ناکارآمدی‌ها شود.

7- حفاظت از دارایی‌های شرکت (Safeguard of Company Assets)

یکی از اهداف اساسی کنترل‌های داخلی، حفاظت از دارایی‌های شرکت است. این دارایی‌ها می‌توانند شامل دارایی‌های مشهود مانند وجه نقد، موجودی کالا و تجهیزات، و همچنین دارایی‌های نامشهود مانند اطلاعات محرمانه، مالکیت معنوی و اعتبار برند باشند. کنترل‌های داخلی مؤثر، از طریق اقداماتی مانند محدودیت دسترسی، تفکیک وظایف، تطبیق حساب‌ها و نظارت منظم، به جلوگیری از سوءاستفاده، سرقت، خسارت یا از دست رفتن دارایی‌ها کمک می‌کنند. این حفاظت نه تنها از زیان‌های مالی جلوگیری می‌کند، بلکه به حفظ ارزش و پایداری بلندمدت سازمان نیز کمک می‌نماید.

بهترین شیوه‌ها در پیاده‌سازی سیستم کنترل داخلی

پیاده‌سازی یک سیستم کنترل داخلی مؤثر نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، تعهد سازمانی و پیروی از بهترین شیوه‌ها است. این شیوه‌ها به تضمین موفقیت پروژه کنترل داخلی و دستیابی به نتایج مطلوب کمک می‌کنند.

الف ) تعیین دامنه شفاف برای کنترل‌ها و ریسک‌های کلیدی (Define a Clear Scope)

اولین گام در پیاده‌سازی یک سیستم کنترل داخلی، تعریف دامنه شفاف برای کنترل‌ها و ریسک‌های کلیدی است. این امر شامل تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام واحدهای تجاری، فرآیندها و سرفصل‌های صورت‌های مالی در اولویت سیستم کنترل داخلی قرار گیرند و تا چه حد، می‌شود. تعیین دامنه مبتنی بر ریسک برای یک سیستم کنترل داخلی کارآمد و مؤثر ضروری است، زیرا تضمین می‌کند که کنترل‌های داخلی برای کاهش مهم‌ترین ریسک‌ها طراحی شده‌اند. با توجه به سرعت فزاینده تغییراتی که کسب‌وکارها با آن مواجه هستند، دامنه کنترل داخلی باید سالانه بازنگری شده و با نتایج ارزیابی ریسک همسو شود.این شفافیت از ابتدا، از اتلاف منابع و تمرکز بر حوزه‌های کم‌اهمیت جلوگیری می‌کند.

ب ) حمایت مدیریت ارشد (Support from the Top Down)

حمایت مدیریت ارشد در طراحی سیستم‌های کنترل داخلی، یک عامل حیاتی برای موفقیت هر پروژه کنترل داخلی است. قبل از شروع هرگونه پروژه کنترل داخلی، مهم است که از سوی مدیریت ارشد پشتیبانی شود. تصمیم‌گیرندگان سازمان، فرهنگ کنترل داخلی را تعریف می‌کنند و در انتقال انتظارات و گسترش فرهنگ کنترل داخلی به تمام سطوح شرکت نقش دارند. این حمایت باید به صورت آشکار و مستمر باشد و شامل تخصیص منابع کافی، مشارکت فعال در فرآیند و تأکید بر اهمیت کنترل‌های داخلی در ارتباطات سازمانی است. بدون این حمایت، تلاش‌ها برای پیاده‌سازی کنترل‌های داخلی ممکن است با مقاومت مواجه شده و به نتایج مطلوب نرسد.

ج ) همکاری و تعامل بین خطوط دفاعی (Interaction and Collaboration Between Lines of Defense)

مدل سه خط دفاعی (شامل مدیریت عملیاتی، واحدهای مدیریت ریسک و انطباق، و حسابرسی داخلی) معمولاً برای شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها در کنترل داخلی استفاده می‌شود. هر سه خط باید به طور مؤثر با یکدیگر و با کمیته حسابرسی همکاری کنند تا شرایط مناسب برای دستیابی به فرهنگ کنترل داخلی ایجاد شود. نقش‌ها و مسئولیت‌های به وضوح تعریف‌شده، ابلاغ‌شده، درک‌شده و مورد توافق، ستون فقرات هر سیستم کنترل داخلی کارآمد است. این همکاری تضمین می‌کند که تلاش‌ها هماهنگ بوده، از تکرار کار جلوگیری شده و پوشش جامعی بر ریسک‌های سازمان وجود دارد.

د ) توضیح شفاف هدف و ارزش افزوده کنترل داخلی (Clearly Explain IC Purpose and Added Value)

اغلب، کارکنان ممکن است کنترل‌های داخلی را به عنوان موانعی ببینند که فرآیندهای کاری را کند می‌کنند. بنابراین، بسیار مهم است که هدف و ارزش افزوده کنترل‌های داخلی به طور شفاف برای همه صاحبان کنترل و کارکنان توضیح داده شود. شرکت‌ها باید یک کمپین ارتباطی در مورد کنترل داخلی را در نظر بگیرند که اهمیت کنترل داخلی مناسب را توضیح دهد. اگر برای صاحبان کنترل روشن باشد که شما کنترل داخلی را برای حفاظت از دارایی‌ها، جلوگیری از تقلب، تأیید سوابق مالی، نظارت بر عملکرد سازمانی و تضمین جریان کارآمد و بدون وقفه کسب‌وکار پیاده‌سازی می‌کنید، احتمال بیشتری دارد که با اشتیاق به ابتکارات کنترل داخلی نزدیک شوند. این درک مشترک، پذیرش و پایبندی به کنترل‌ها را افزایش می‌دهد.

ه ) استفاده از فناوری برای اتوماسیون و نظارت مستمر (Use Technology for Automation and Continuous Monitoring)

فناوری نقش مهمی در مدرن‌سازی و افزایش کارایی سیستم‌های کنترل داخلی ایفا می‌کند. هنگامی که صاحبان کنترل ارزش کنترل داخلی را درک کنند، به دنبال ساده‌سازی وظایف روزمره کنترل داخلی خواهند بود. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) می‌تواند برخی از فرآیندهای کنترل داخلی را انجام دهد که منجر به دقت بیشتر، هزینه‌های کمتر و بازه‌های زمانی کوتاه‌تر در مقایسه با وظایف دستی می‌شود. علاوه بر این، خطوط اول و دوم دفاعی می‌توانند از تجزیه و تحلیل داده‌ها برای درک فرآیندها و ریسک‌ها، و برای اجرا و آزمایش کنترل‌های کاهنده استفاده کنند. استفاده از ابزارهایی مانند نرم‌افزار حاکمیت، ریسک و انطباق (GRC) نیز می‌تواند به اداره و ساده‌سازی تلاش‌های کنترل داخلی کمک کند.

بررسی اثربخشی کنترل‌های داخلی: تمرکز بر فرآیندهای کلیدی

پس از طراحی سیستم‌های کنترل داخلی و پیاده سازی آن ، بررسی منظم اثربخشی آن برای اطمینان از عملکرد صحیح و دستیابی به اهداف مورد نظر، ضروری است. این بررسی‌ها به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود کمک می‌کنند.

1- ارزیابی کنترل‌های صورت‌های مالی و کنترل‌های عملیاتی خاص

خدمات بررسی اثربخشی کنترل‌های داخلی، به ویژه برای شرکت‌های خصوصی، بر ارزیابی کنترل‌های صورت‌های مالی و کنترل‌های عملیاتی خاص در فرآیندهای کلیدی متمرکز است. این ارزیابی با تجزیه و تحلیل بلوغ چارچوب کلی کنترل سازمان آغاز شده و سپس به بررسی دقیق فرآیندها می‌پردازد. هدف، ارائه یک دید کلی از اثربخشی این کنترل‌ها و کمک به سازمان برای ایجاد اطمینان نسبت به محیط کنترل داخلی خود است. این رویکرد تضمین می‌کند که هم جنبه‌های گزارشگری مالی و هم جنبه‌های کارایی عملیاتی مورد توجه قرار می‌گیرند.

2- فرآیندهای کلیدی مورد بررسی در طراحی سیستم‌های کنترل داخلی

بررسی اثربخشی کنترل‌های داخلی معمولاً بر پنج فرآیند کلیدی تمرکز دارد:

• از سفارش تا دریافت وجه (Order-to-Cash)
• از خرید تا پرداخت (Purchase-to-Pay)
• حقوق و دستمزد (Payroll)
• موجودی کالا (Inventory)
• اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات (Property, Plant and Equipment)

این فرآیندها به دلیل اهمیتشان در عملیات روزمره و تأثیر مستقیمشان بر صورت‌های مالی انتخاب شده‌اند. با بررسی دقیق کنترل‌های موجود در این فرآیندها، می‌توان ریسک‌های عمده را شناسایی و از صحت و کارایی عملیات اطمینان حاصل کرد. این تمرکز هدفمند، امکان ارزیابی عمیق‌تر و ارائه توصیه‌های کاربردی‌تر را فراهم می‌کند.

3- شناسایی ضعف‌ها و ارائه توصیه‌های بهبود در طراحی سیستم‌های کنترل داخلی

در طول بررسی اثربخشی کنترل‌های داخلی، کنترل‌هایی که به طور مؤثر طراحی نشده‌اند، شناسایی می‌شوند. همچنین، شکاف‌ها و نقاط ضعف موجود در چارچوب کنترلی فعلی مشخص می‌گردند. بر اساس این یافته‌ها، توصیه‌های عملی برای بهبود کنترل‌های موجود ارائه می‌شود. این توصیه‌ها با مقایسه کنترل‌های سازمان با مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌های صنعتی و با بهره‌گیری از دانش و تجربه مشاوران در مورد کسب‌وکار مشتری و سازمان‌های مشابه تدوین می‌شوند. گزارش نهایی، حوزه‌های کلیدی بهبود در فرآیندهای کنترلی را برجسته می‌کند و به سازمان در تقویت محیط کنترل داخلی خود یاری می‌رساند.

سرمایه‌گذاری در کنترل‌های داخلی، سرمایه‌گذاری در آینده سازمان

طراحی سیستم‌های کنترل داخلی و پیاده سازی قدرتمند و مؤثر، یک سرمایه‌گذاری استراتژیک برای هر سازمانی است که به دنبال موفقیت و پایداری بلندمدت است. همانطور که تشریح شد، کنترل‌های داخلی نه تنها به کاهش ریسک‌ها، جلوگیری از تقلب و تضمین انطباق با مقررات کمک می‌کنند، بلکه با افزایش دقت اطلاعات، بهبود گزارشگری مالی، بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی، ارزش قابل توجهی برای کسب‌وکار ایجاد می‌نمایند. چارچوب COSO یک راهنمای جامع برای ایجاد چنین سیستمی ارائه می‌دهد و پیروی از بهترین شیوه‌ها در پیاده‌سازی، موفقیت آن را تضمین می‌کند.

موسسه خدمات مالی ارقام نگر خبره با ارائه خدمات تخصصی در زمینه طراحی، مدرن‌سازی، اتوماسیون و طراحی سیستم‌های کنترل داخلی ، آماده است تا سازمان شما را در این مسیر یاری نماید. با بهره‌گیری از دانش فنی، تجربه گسترده و رویکردهای نوین، ما به شما کمک می‌کنیم تا یک محیط کنترلی قوی ایجاد کنید که نه تنها از کسب‌وکار شما در برابر تهدیدات محافظت می‌کند، بلکه به عنوان یک عامل توانمندساز برای دستیابی به اهداف استراتژیک عمل می‌نماید. سرمایه‌گذاری در کنترل‌های داخلی، سرمایه‌گذاری در شفافیت، مسئولیت‌پذیری و در نهایت، آینده روشن‌تر سازمان شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی با ما تماس بگیرید.

————————————————————————————-

برای دریافت مشاوره درخصوص طراحی سیستم‌های کنترل داخلی  با ما در تماس باشید :

تلفن ۱ :  ۰۲۱۸۸۱۹۱۴۸۲

تلفن ۲ :  ۰۲۱۸۸۱۹۱۴۸۳

فکس :    ۸۸۲۰۵۷۶۶   ۲۱  ۹۸++

Email: Info@ArghamNegar.com

منبع مورد استفاده